Een kijkje achter de schermen bij ‘Integrating Cities’

Na vier weken stage te hebben gelopen en het laatste gedeelte te hebben meegemaakt van de voorbereiding was het zover: ik mocht mee naar het tweedaags congres van Eurocities genaamd ‘Integrating Cities’ in Amsterdam. Op 8 en 9 maart waren 250 mensen uit 65 Europese steden aanwezig om deze conferentie over integratieproblematiek bij te wonen. Mijn taak was om de registratie van de bezoekers te regelen en badges uit te delen. Een week voordat het congres plaatsvond heeft mijn begeleider Hylke Koopmans me meegenomen naar een draaiboekbespreking van onze opdrachtgever Public Partners. Daarna had ik er erg veel zin in en was ik benieuwd hoe ik deze dagen zou beleven!

Spektakel
Op 8 maart begon het spektakel al in de vroege ochtend, of eigenlijk: aan het eind van de nacht. Gelukkig kon ik met mijn vader meerijden naar Amsterdam, anders zou het écht midden in de nacht zijn geweest. Om half acht arriveerde ik bij de locatie, Felix Meritis aan de Keizersgracht. Meteen bij binnenkomst moest de registratiedesk worden opgebouwd zodat we de eerste gasten om kwart over acht konden verwelkomen. Na het uitdelen van de badges en de conferentietas begon de plenaire sessie. Terwijl ik ondertussen met pauze ging kwamen de laatkomers op hun gemak binnen. Even bijkomen en de eerste indrukken verwerken. Wat was het in het begin wennen, maar na een aantal tips van Hylke zou het vast wel goed komen…
Na de plenaire sessie gingen de deelnemers in acht verschillende groepen op site visit. Wij begeleidden alle deelgroepen naar hun busjes en taxiboten. Vanaf het moment dat iedereen op site visit was, was het rustig in het gebouw. En even rust voor ons ook.

Dineren bij NEMO
Rond drie uur kwam iedereen weer terug voor een plenaire sessie. Tijdens deze sessie was er interactie met de deelnemers en een panel. Public Partners had gevraagd of ik samen met mijn collega Emma den Ouden in de zaal wilde gaan staan met een microfoon. Zo kreeg ik meteen een idee hoe zo’n sessie eraan toe ging. Als afsluiting van de dag vertrokken vier boten vanaf de Keizersgracht voor een rondvaart door de Amsterdamse grachten, om te eindigen bij NEMO voor een diner en een feest. De dag hield voor mij op zodra iedereen vertrokken was met de boot. Met vermoeide benen was ik blij in mijn bed te liggen om op te laden voor dag 2.

Ochtendwandeling
Helaas kon ik op dag 2 niet meerijden met mijn vader. Dit betekende dat ik om 05.35 de trein moest nemen richting Amsterdam. Met een vertraging van 30 minuten kwam ik aan in Amsterdam. Openbaar Vervoer en Tara gaan niet samen met als gevolg een frisse ochtendwandeling door Amsterdam met de gedachte wat mij deze dag zou brengen.
Eenmaal aangekomen in Felix Meritis was het weer snel opbouwen van de registratiedesk. Deze dag waren er niet meer veel registraties en had ik meer werk aan het uitdelen van de toegangskaarten voor de diverse workshops die zouden plaatsvinden in de ochtend. De dag begon met een plenaire sessie waarbij werd teruggekeken op de vorige dag, gevolgd door de diverse workshops. De dag afgesloten met een plenaire sessie met een betoog over integratie van Ahmed Aboutaleb, burgemeester Rotterdam, waar de deelnemers erg enthousiast over waren.

Unieke ervaring
Terwijl de deelnemers rustig het pand verlieten waren wij druk bezig met alles afbouwen en in de transport wagen te leggen. Daarna hebben we nog met z’n allen een drankje gedronken en teruggekeken op de afgelopen dagen. Het waren twee dagen met veel indrukken en informatie. Het was een unieke ervaring om te zien hoe het er op locatie aan toe gaat. Ik denk ook dat ik wel mag zeggen dat het twee goede dagen zijn geweest waar we, zowel Eurocities, Public Partners en ATP Event Experts, positief op kunnen terugblikken.

Tara van Zijl – stagiair ATP Event Experts

Fotograaf foto’s Integrating Cities: Mark Moed

 

Bekijk hier een impressie van ‘Integrating Cities’.

About ATP Event Experts

ATP Event Experts houdt zich dagelijks bezig met het bedenken en uitvoeren van incentives, groepsreizen en -accommodatie, congressen, meetings, zakelijke evenementen en reizen naar sportevenementen. Wij doen dat voor zowel bedrijven, overheden als sportorganisaties. Voor veel opdrachtgevers zijn wij de nummer 1 preferred partner voor event management. Dit vanwege het commitment van onze creatieve event specialisten en de ruimte die ze van ons krijgen om de klant daar van te laten profiteren. Vanwege ons vermogen om buiten de kaders te denken en slimme event oplossingen te presenteren. En omdat we continu aantonen dat we de klant en zijn specifieke doelstellingen of uitdagingen begrijpen.

Geef een reactie

Vul je gegevens in of klik op een icoon om in te loggen.

WordPress.com logo

Je reageert onder je WordPress.com account. Log uit / Bijwerken )

Twitter-afbeelding

Je reageert onder je Twitter account. Log uit / Bijwerken )

Facebook foto

Je reageert onder je Facebook account. Log uit / Bijwerken )

Google+ photo

Je reageert onder je Google+ account. Log uit / Bijwerken )

Verbinden met %s

%d bloggers op de volgende wijze: